A seguito della testimonianza aziendale durante il corso di Organizzazione Aziendale presso il Dipartimento di Scienze Economiche e Statistiche dell’Università di Udine, riporto un’intervista alla dott.ssa Alessia Salmaso, esperta di controllo di gestione e organizzazione degli studi professionali. Tale intervista rappresenta la versione integrale di quella pubblicata nel numero di dicembre della newsletter del Dipartimento CARPE DIES.
ORGANIZZARE BENE PER RISPARMIARE TEMPO E RISORSE
Come si organizza uno studio professionale? Le professioni sono un misto di conoscenza, esperienza e – oggi sempre più – cultura e capacità organizzative. La qualità dell’organizzazione si aggiunge alla competenza tecnica del professionista poiché il suo servizio dipende anche dall’efficiente organizzazione di persone e strumenti. Organizzare significa ordinare, dividere il lavoro e coordinare le attività. Per essere operativa, l’organizzazione deve definire in modo chiaro (a tutti) le sue componenti: la struttura e il sistema dei processi di lavoro. Come un’azienda, lo studio professionale organizza persone e mezzi secondo il principio “chi fa che cosa e come”. “Chi?” circoscrive come è diviso il lavoro fra le persone e in quali ruoli si articola la struttura. “Che cosa?” indica quali compiti e attività sono assegnati a ogni persona. Infine, “Come?” attiene alle modalità con cui si svolgono i processi di lavoro.
Che vantaggi ci sono a organizzare bene? Se si divide il lavoro in modo preciso, distribuendo compiti e assegnando ruoli, chiarendo le modalità di coordinamento tra le attività, si risparmiano tempo e risorse. Quanto tempo si dedica a cercare il documento di un cliente? Se fosse stato archiviato bene (cosa), secondo istruzioni scritte in modo chiaro (come) e dalla persona incaricata (chi), questo tempo sarebbe guadagnato. Quanto tempo si dedica a sistemare pratiche non completate da chi in una fase precedente aveva il compito di farlo? Se il compito fosse stato svolto bene (cosa), secondo istruzioni chiare (come), dalla persona tenuta a svolgerlo (chi), sarebbe tempo risparmiato. Quanto impegno e risorse vengono assorbiti per assegnare all’ultimo momento un compito non attribuito a nessuno? Un’istruzione (come) spiegata in fretta al collaboratore (chi) per consentirgli l’esecuzione del compito (cosa) non è formazione e si porta dietro il rischio di errori per mancata comprensione; inoltre, può richiedere più tempo al professionista per verifiche e controlli, o determinare su alcune persone sovraccarichi che generano stress organizzativo. Il tempo perso per disallineamenti organizzativi potrebbe essere dedicato ad altre attività, per esempio a comunicare di più e meglio con il cliente. Quindi, per organizzare bene il flusso delle attività bisogna darsi regole, senza però burocratizzare lo studio. E le regole si scrivono. Più regole scritte uguale meno perdite di tempo per tutti.
Quali gli attrezzi per costruire una buona organizzazione nello studio? Per formalizzare il “chi fa che cosa e come” si utilizzano diversi strumenti di lavoro. Agli studenti del corso di Organizzazione aziendale verranno illustrati i principali: alcune mappature dei processi, per le più importanti aree di attività (asa) di uno studio professionale; organigrammi adottati in studi professionali diversamente dimensionati: la struttura elementare-non struttura, la struttura elementare con funzioni di staff, l’organigramma divisionale.
Stessi strumenti per tutti gli studi professionali? Non c’è un modello universale che vada bene sempre e per tutti gli studi. Quando ho iniziato a costruire modelli organizzativi per gli studi professionali sono partita dai modelli descritti e studiati dalla dottrina, poi con i vertici dello studio e il personale li ho rivisti, modificati più volte in base alle esigenze e adattati alle peculiarità dell’attività svolta. L’organizzazione è un vestito su misura per ciascuna realtà, aziendale e professionale, che non rimane rigido ma va sistemato nel tempo al mutare delle situazioni, sia in relazione alle attività che alle persone. Come ogni realtà vitale, l’organizzazione deve svilupparsi con lo studio professionale anziché rimanere un insieme di principi codificati ma sterili. In base alla mia esperienza è stato determinante non calare dall’alto “modelli preconfezionati”, ma discuterli e verificarli con il team dello studio prima di svilupparli. Riunire tutti attorno al progetto ha consentito di condividere obiettivi che hanno reso il gruppo di lavoro più coeso; ascoltare quante più idee, da chiunque provenienti, è stata la base per costruire strutture organizzative ad hoc per lo specifico studio.
ALESSIA SALMASO
Sono laureata con lode in Economia e commercio all’Università di Trieste. Svolgo la professione di dottore commercialista con studio a Pordenone. Sono revisore contabile e in questa veste collaboro con società private, enti e associazioni, tra cui fondazioni bancarie e associazioni di categoria: ho assunto incarichi di revisore e componente del collegio sindacale; ho redatto e asseverato perizie per le operazioni societarie di conferimento e di trasformazione; ho svolto attività di certificatore dei rendiconti aziendali per progetti finanziati e di ispettore esterno in cooperative. Ho rilasciato pareri su Piani di risanamento e di ristrutturazione del debito per un importante istituto bancario italiano. Sono iscritta all’Albo dei periti del Tribunale di Pordenone e all’Albo dei consulenti tecnici del giudice, ruolo nell’ambito del quale ho elaborato relazioni tecniche contabili.
Sono consulente apco, Associazione professionale italiana dei consulenti di management, al cui interno partecipo alla Community of practice “Controllo direzionale e Performance management”.
Negli ultimi anni ho messo a disposizione le mie competenze ed esperienze su temi riguardanti l’organizzazione, la programmazione e il controllo di gestione per cercare nuove vie e soluzioni che aiutino gli studi professionali a migliorarsi effettivamente. Fra le più recenti consulenze, ho realizzato un Sistema di controllo di gestione e un Metodo per l’efficiente e l’efficace organizzazione di studi professionali notarili; ho inoltre accompagnato due studi all’adozione del Sistema di gestione della qualità uni en iso 9001. Collaboro con un Gruppo editoriale internazionale scrivendo articoli per una testata nazionale e fornendo consulenza e contenuti specifici sul controllo di gestione e sull’organizzazione per mettere a punto soluzioni formative e di gestione dedicate al mercato professionale.
